Tartu Linnavalitsus töötleb isikuandmeid eelkõige avalike ülesannete täitmiseks, sh teenuste osutamiseks ja õigusaktidest tulenevate kohustuste täitmiseks. Kohaliku omavalitsuse üksuse ülesanded, mille käigus võib vajalikuks osutuda ka isikuandmete töötlemine, tulenevad eelkõige Kohaliku omavalitsuse korralduse seaduse §-st 6Link avaneb uuel vahelehel ja muudest õigustloovatest aktidest.
Nende ülesannete täitmisel koguneb meile isikuandmeid, sealhulgas tundlikku ja eraelulist teavet. Püüame oma sisemise töökorraldusega tagada, et isikute eraelu võimalikult vähe riivataks.
Järgnevalt anname kokkuvõtliku ülevaate isikuandmete töötlemise üldpõhimõtetest.
Meie veebilehel on iga avaliku teenuse juures esitatud eraldi ülevaade selle kohta, kuidas selle teenuse osutamisel isikuandmeid kasutatakse. Teenuse kirjeldusele on lisatud viited õiguslikuks aluseks olevatele õigusaktidele ning konkreetne info selle kohta, mis andmetega teenuse raames toimub:
milliseid isikuandmeid me kogume ja kasutame;
millistes infosüsteemides ja keskkondades me neid hoiame;
kust me su isikuandmed saame
kas ja kellele me andmeid edastame
kui kaua andmeid säilitame
millised asutused ja isikud on andmete töötlemisse kaasatud.
Teenusepõhine teave täiendab üldiseid andmekaitsetingimusi ning annab konkreetse juhtumi kohta täpsema selgituse. Kui üldine teave ja konkreetse teenuse kirjeldus erinevad, tuleb uskuda teenuse juures esitatud täpsemat teavet.
Ametiasutustes ning omavalitsusorganite töös avaldame isikuandmeid ainult asja menetlemiseks ning menetlusega seotud isikutele minimaalselt ehk asja lahendamiseks hädavajalikus ulatuses.
Kui keegi tahab teabenõude korras tutvuda dokumendiga, mis on juurdepääsupiiranguga, siis kontrollime, kas küsitud dokumenti saab muutmata kujul väljastada või tuleb seda töödelda nii, et juurdepääsupiiranguga teave ei satuks kolmandate isikute valdusesse. Juurdepääsu piiramine sõltub dokumendi sisust.
Vaatamata juurdepääsupiirangule väljastame dokumendi asutusele või isikule, kellel on otsene seadusest tulenev õiguslik alus seda küsida (nt uurimisasutus, kohtuväline menetleja või kohus).
Lähtume põhimõttest, mille kohaselt isikuandmeid töödeldakse seni, kuni see on konkreetse eesmärgi täitmiseks vajalik.
Täpsemalt kehtestatakse dokumentide säilitamistähtajad Tartu Linna ametiasutuste ja ametiasutuste hallatavate asutuste dokumentide loetelus. Dokumente säilitatakse vastavalt sarjadele ette nähtud säilitustähtaja lõpuni või avalikku arhiivi üleandmiseni. Säilitustähtaja ületanud dokumendid hävitatakse. Näitlikustamiseks mõningaid isikuandmeid sisaldavate või sisaldada võivate dokumentide üldisi säilitustähtaegu:
- elukohateateid säilitatakse 10 aastat;
- taotlusi ja alusdokumente isikukoodi saamiseks säilitatakse 10 aastat;
- sotsiaaltoetuste maksmise dokumente säilitatakse 5 aastat.
Kui toimub isikuandmetega seotud rikkumine ja see kujutab endast tõenäolist ohtu inimese õigustele ja vabadustele, siis teavitame rikkumisest Andmekaitse Inspektsiooni. Võtame kasutusele meetmed, et rikkumine koheselt lahendada.
Kui rikkumise tulemusena tekib Teie õigustele ja vabadustele tõenäoliselt suur oht, siis teavitame sellest ka Teid. Teavituse eesmärk on võimaldada Teil endal võtta vajalikke ettevaatusabinõusid olukorra leevendamiseks.
Avaliku ülesande täitmiseks on meil õigus teha päringuid riigi infosüsteemidesse, kui see on konkreetse ülesande täitmiseks vajalik ja seadusega lubatud. Teile tehtud päringutega saate tutvuda riigiportaalis eesti.ee asuva andmejälgija kaudu. Kui soovite päringu põhjuse või oma andmete kasutamise kohta täpsemaid selgitusi, kirjutage aadressil [email protected].
Märkige kirjas võimaluse korral päringu kuupäev, infosüsteemi nimi ja päringu kirjeldus. Palun saatke taotlus digiallkirjastatult, et saaksime enne isikuandmete väljastamist kontrollida teie isikusamasust. Sellele ja teistele teie isikuandmetega seotud õigusi puudutavatele küsimustele vastame esimesel võimalusel, kuid hiljemalt ühe kuu jooksul.
- Teil on õigus teada, milliseid isikuandmeid me teie kohta töötleme, ja nende andmetega tutvuda. Väljastame andmed teie soovi kohaselt paberil või elektrooniliselt. Kui soovite andmeid elektrooniliselt, palume saata taotluse digiallkirjastatult, et saaksime enne andmete väljastamist kontrollida teie isikusamasust. Vastame taotlusele esimesel võimalusel, kuid hiljemalt ühe kuu jooksul.
- Võime õigust andmetega tutvuda piirata üksnes seaduses sätestatud juhul ja ulatuses. Näiteks võime jätta osa andmeid väljastamata, kui nende avaldamine kahjustaks teiste isikute õigusi ja vabadusi või seadusega kaitstud olulist avalikku huvi.
- Kui töötleme teie isikuandmeid nõusoleku alusel, võite nõusoleku igal ajal tagasi võtta. Nõusoleku tagasivõtmine ei muuda enne selle tagasivõtmist toimunud andmetöötlust õigusvastaseks.
- Teil on õigus nõuda oma isikuandmete parandamist või täiendamist, kui andmed on ebaõiged, puudulikud või vananenud.
- Teil on seaduses sätestatud juhtudel õigus nõuda oma isikuandmete kustutamist või nende töötlemise piiramist. Näiteks võite nõuda andmete kustutamist, kui meil ei ole nende töötlemiseks enam õiguslikku alust. Töötlemise piiramist võite nõuda muu hulgas ajaks, mil kontrollime teie vaidlustatud andmete õigsust või töötlemise õiguspärasust.
- Kui töötleme teie isikuandmeid avaliku ülesande täitmiseks või õigustatud huvi alusel, on teil õigus esitada andmete töötlemisele vastuväide. Hindame seejärel, kas andmete edasiseks töötlemiseks on ülekaalukas õiguspärane põhjus.
- Kui te ei ole rahul oma isikuandmeid puudutava otsuse või meie tegevusega, võite esitada meile vaide, kui seadus näeb selle võimaluse ette, või pöörduda halduskohtusse. Samuti võite esitada kaebuse Andmekaitse Inspektsioonile.
Teie õigused on täpsemalt sätestatud isikuandmete kaitse üldmääruse artiklites 15–22Link avaneb uuel vahelehel.
Need selgitused käsitlevad füüsiliste isikute isikuandmete töötlemist Tartu Linnavalitsuses. Need ei käsitle juriidiliste isikute andmeid ega isikuandmete töötlemist teistel veebilehtedel, millele meie veebilehel viidatakse.
Oma õiguste kasutamiseks või isikuandmete töötlemise kohta küsimuse esitamiseks kirjutage Tartu Linnavalitsuse andmekaitsejuhile aadressil [email protected].